Como todo en el área preventiva, la función principal de los documentos Societarios, es que conste por escrito la voluntad de las partes, para efecto de que en caso de controversia se actué conforme lo pactado, además de dar seguridad jurídica a los miembros de una sociedad, mediante los mecanismos que manejan las leyes.

Hay requisitos muy importantes que se tienen que verificar en una sociedad, como es el caso de la inscripción de la misma ante el Registro Público de Comercio, ya que sin este requisito los actos que hagan sus representantes en nombre de la sociedad, podrán ser inválidos y los mismos tener responsabilidad solidaria sobre los actos, pudiendo afectar su patrimonio personal. 

Otra cuestión brinda mucha seguridad en una sociedad y que en la mayoría de las veces no se hace en la práctica, es la emisión de los títulos accionarios, los cuales son necesarios para exigir los derechos que en ellas emanan, como es la trasmisión mediante endoso, exigir judicialmente que se instauren asambleas de accionistas, etc. 

De igual forma son muy importantes los libros sociales, que conforme la ley pueden ser el de Actas de Asamblea de Accionistas, el Libro de Variaciones de Capital y Registro de Accionistas, y en caso de que exista Consejo de Administración, el de Sesiones del Consejo de Administración, por lo anterior algunas de las ventajas de los libros corporativos son las siguientes: